Competentie Delegeren

Competentiekluster Sturen en Begeleiden

Delegeren

Definitie

Eigen taken en beslissingsbevoegdheden op een duidelijke wijze toedelen aan de juiste medewerkers en toezien op uitvoering en resultaten.

Gedragsindikatoren

  • Draagt gemakkelijk taken aan een ander over.
  • Laat zaken over aan medewerkers en bemoeit zich niet onnodig met gedelegeerde taken.
  • Delegeert opdrachten die passen bij het competentieniveau en de omstandigheden van de betreffende medewerker.
  • Geeft goede en duidelijke informatie bij taken die hij of zij delegeert.
  • Houdt de voortgang bij wanneer hij/zij een taak heeft gedelegeerd.
  • Geeft ook eervolle taken en verantwoordelijkheden uit handen.

Expertisevragen

  • Voor welk type beslissingen geef je ondergeschikten de bevoegdheid om ze te nemen? Kun je hiervan voorbeelden geven?
  • Wat zijn de criteria op basis waarvan je zaken delegeert? Welke delen van je werk delegeer je niet?
  • Op welke momenten en in welke situaties laat je medewerkers zelf beslissingen nemen?
  • Kun je voorbeelden geven wat voor werk je aan anderen opdraagt, hoe je dat doet en controleert?
  • Laat je aan de ene medewerker meer over dan aan de andere? Welke overwegingen spelen daarbij een rol?
  • Als je iets hebt gedelegeerd, heb je dan het gevoel dat je toch regelmatig moet inspringen? Waarom?
  • ls het wel eens voorgekomen dat je plotseling bent uitgevallen? In hoeverre konden je medewerkers je werkzaamheden waarnemen? Heb je in je huidige functie je medewerkers instructies gegeven hoe ze moeten handelen in zo''n situatie?
  • Hoe stel je ná je vakantie op de hoogte van wat er tijdens de vakantieperiode gebeurd is?
  • Kun je voorbeeld geven waarbij je genoodzaakt was een verleende bevoegdheid terug te nemen? Hoe is dat verlopen?

Ontwikkeltips

  • Bedenk welke taken in aanmerking komen voor het delegeren naar één van je medewerkers of collega’s, zoals het begeleiden van nieuwe medewerkers
  • het maken van een bepaalde planning
  • het ‘vertegenwoordiger’ zijn in bepaalde overleggroepen of netwerken
  • het bewaken van het budget.
  • Sta stil bij de volgende valkuilen van delegeren:.
  • - Het is niet realistisch te verwachten dat degene aan wie een taak gedelegeerd wordt deze taak in hetzelfde tempo, op dezelfde manier en met dezelfde kwaliteit uitvoert als degene die delegeert.
  • - Te veel controlegedrag demotiveert. Delegeren betekent dat de taak inclusief de beslissingsbevoegdheid wordt overgedragen. Dat houdt in dat de ander, aan wie is gedelegeerd, de kans hoort te krijgen om zelfstandig beslissingen te nemen.
  • Bereid de overdracht van taken goed voor en pas op voor te veel of te weinig controlegedrag ofwel doseer het monitoren.
  • Maak afspraken over terugkoppeling.
  • Wees duidelijk (bijvoorbeeld richting klanten of hogere lagen in de organisatie) over wie waarvoor verantwoordelijk is. De persoon aan wie is gedelegeerd, is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taak en de bereikte resultaten. Degene die gedelegeerd heeft, blijft echter de eindverantwoordelijke. Hij/zij kan altijd worden aangesproken op het feit dat hij/zij, indien de taak niet goed wordt uitgevoerd, deze aan de verkeerde persoon of op het verkeerde moment heeft gedelegeerd.
  • Ga na of je meer werkzaamheden aan anderen kunt overlaten. Wat houdt je tegen?